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Cuando creas una empresa, el acta constitutiva es como el documento de nacimiento de una empresa con uno o varios socios. Es lo primero que necesitas para que tu negocio exista de forma legal.
En ella se describen cosas importantes como quiénes son los dueños, cómo está organizada la empresa y las reglas que hay que seguir. En este blog, te explicamos qué cosas no pueden faltar en tu acta constitutiva y cómo puedes escribirla y registrarla fácilmente. Así, puedes empezar tu negocio de forma legal y bien organizada.
El acta constitutiva es el documento fundamental para la creación de una empresa, donde se detallan estructura, socios fundadores, capital social y aportes, entre otros aspectos vitales del ente corporativo.
Existen diferentes tipos de sociedades en México, como la Sociedad Anónima (S.A.) y la Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.R.L.), y cada una tiene reglas específicas que deben estar en el acta constitutiva.
Para crear el acta constitutiva, necesitas la ayuda de un abogado. Después de hacerla, debes registrarla en una oficina llamada Registro Público del Comercio. Y si algo cambia en la empresa, no te preocupes, puedes actualizar el acta constitutiva.
El acta constitutiva es un documento legal obligatorio que se utiliza para establecer la formación de una empresa. Piensa en ella como el ADN de tu empresa. Contiene detalles importantes como:
¿Por qué es tan importante? Este documento te permite empezar a hacer negocios legalmente y es una prueba de que la empresa realmente existe. También deja claro quién es responsable de qué y cómo se repartirá el dinero que gane la empresa.
En pocas palabras, el acta constitutiva es como el contrato que define cómo funcionará la empresa. Es como el corazón de toda la parte legal y organizativa de la empresa.
En México, hay diferentes tipos de empresas que se formalizan con un acta constitutiva. Algunos ejemplos son las empresas comerciales, las cooperativas y las asociaciones civiles. Cada tipo de empresa tiene sus propias reglas que se deben seguir y que se escriben en el acta constitutiva.
Por ejemplo, las Sociedades Anónimas y las Sociedades de Responsabilidad Limitada tienen reglas específicas en su acta constitutiva. Por eso, es muy importante entender qué tipo de empresa estás creando, porque eso afectará cómo debe ser el acta constitutiva de tu empresa.
La Sociedad Anónima es una de las formas más comunes de sociedades mercantiles. Se caracteriza por:
En términos de responsabilidad, los accionistas de una Sociedad Anónima solo están obligados hasta el monto de sus acciones, es decir, no responden personalmente por las deudas de la sociedad. Y un detalle importante es que el nombre de la Sociedad Anónima en el acta constitutiva debe incluir la abreviatura ‘S.A.’.
Por otro lado, la Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.R.L.) es otra forma común de sociedad mercantil. En esta forma, los socios también limitan su responsabilidad al monto de sus aportaciones y no están obligados a responder personalmente por las deudas de la sociedad.
Pero, a diferencia de las Sociedades Anónimas, en una S.R.L. no puedes dividir o vender partes de la empresa fácilmente. Además, la administración de la empresa puede estar a cargo de personas que no son necesariamente socios.
Después de decidir qué tipo de empresa quieres crear, el siguiente paso es hacer el acta constitutiva. Para hacer esto, necesitas la ayuda de un profesional legal, como un abogado o notario. Este experto se encarga de hacer oficial el documento y asegurarse de que todo esté correcto y legal.
Es importante elegir bien al notario o abogado para este proceso. Tienes libertad para elegir al profesional que prefieras. Este experto, también llamado fedatario público, certifica que el acta es válida y legal.
Después de entender cómo se hace el acta constitutiva, veamos qué cosas importantes debe tener. Primero, debe tener el nombre oficial de la empresa, es decir, cómo se llamará legalmente.
También debe decir qué actividades va a realizar la empresa, eso se llama objeto social. Además, debe especificar:
Por último, el acta debe decir quién va a manejar la empresa, quiénes serán los administradores y quiénes pueden firmar documentos en nombre de la empresa. También debe tener los nombres, nacionalidades y direcciones de los socios, y otros detalles importantes que la ley mexicana requiere.
Una vez que se ha elaborado el acta constitutiva, el siguiente paso es su registro e inscripción. Este proceso es esencial para validar legalmente la sociedad y se realiza ante el Registro Público del Comercio. Para inscribir la sociedad, es necesario obtener una boleta de inscripción.
Es importante saber que el proceso de registro puede tardar de uno a tres meses. Por eso, es fundamental planificar con tiempo y tener en cuenta este tiempo cuando estés haciendo tu plan de negocio.
Al igual que otros contratos, el acta constitutiva puede cambiar con el tiempo. Se pueden hacer modificaciones para reflejar los cambios en la empresa o sus metas. Estas modificaciones deben ser registradas en el Registro Agrario Nacional (RAN) en México, especialmente si la empresa tiene tierras agrícolas, ganaderas o forestales.
Registrar cambios en el acta constitutiva en el RAN no cuesta dinero y se puede hacer en persona o por teléfono. Es importante que los cambios se reflejen en el acta constitutiva, ya que este documento es muy importante para la empresa y define cómo funciona.
El acta constitutiva también define las responsabilidades y derechos de los integrantes en una asociación. En una Sociedad Anónima, por ejemplo, la responsabilidad de los socios está limitada al aporte que cada uno hace a través de sus acciones.
Además, el acta constitutiva debe decir cómo se van a repartir las ganancias y las pérdidas entre los socios de la empresa. También tiene que decir cuánto dinero se va a guardar en un fondo especial llamado fondo de reserva.
Por último, el documento debe describir claramente qué hará cada socio o accionista en la empresa, incluyendo cuánto de la empresa es de cada uno y qué pueden hacer con ese poder.