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La pregunta “¿cómo saber si una factura es original?” es una de las más escuchadas en el mundo contable. La respuesta corta es “verificando la factura”, pero la explicación es mas larga y compleja.
Una de las principales situaciones de riesgo es la entrega de una factura falsa. Las facturas falsas o piratas son comprobantes digitales (CFDI) que, a pesar de cumplir con los elementos correspondientes de una factura legal, únicamente simulan la operación, sin ninguna validez frente al Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Una factura también puede ser considerada “falsa” simplemente por contener información incorrecta – ya sea monto, folio fiscal, RFC o cualquier otro dato.
Del otro lado, las facturas falsas también pueden surgir por simples errores humanos – como equivocarse en el número de RFC o la forma de pago. Aunque normalmente una factura que no es original es un documento creado con la intención de evadir impuestos, vender productos que no tengan registro o incluso facturar una suma de dinero extra.
Existen distintas herramientas que puedes encontrar fácilmente en línea, pero la de mayor validez y con una verificación alta es la que se encuentra en el portal del SAT.
Al recibir una factura, siempre recibes dos archivos: un archivo PDF donde encuentras toda la información correspondiente a la factura en cuestión, y un archivo XML. Este último es un conjunto de datos estructurados que sirven para ser leídos de forma sencilla en distintos sitios web digitales.
El documento más sencillo y el que debes revisar con atención para confirmar la información de tu factura, es el archivo en PDF. Si bien este no es un documento complejo, si debe cumplir con diferentes características para asegurar su validez, mismas que han sido especificadas por el SAT.
La siguiente lista menciona los datos que toda factura legal debe contener, sin excepción:
Adicional a estos datos, también se tienen que añadir los requisitos contenidos en la Resolución Miscelánea Fiscal vigente:
Con tantas validaciones, la realidad es que no tienes que preocuparte. Si bien todos estos requisitos están presentes en una factura legal, no necesitas revisarlos todos. Para saber si una factura es original, y realizar su verificación, únicamente debes identificar un par de estos datos.
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La manera definitiva de verificar si una factura es original es a través de la herramienta gratuita presente en el portal del SAT. Te recomendamos realizar la verificación 72 horas después de que la factura sea emitida, para asegurar que tenga oportunidad de ser indexada al sitio.
Aquí te dejamos el procedimiento a seguir, paso por paso:
1. Ingresa a la página web del SAT y haz click en el botón “Factura electrónica”
2. Se desplegará un nuevo menú, del que seleccionas la opción “Verifica tus facturas”
3. Necesitas colocar los siguientes datos de la factura que recibiste: el folio fiscal, el número de RFC de la persona que emitió la factura, el RFC de la persona que recibe la factura y validar el captcha de la imagen
4. Haz click en el botón "Verificar CFDI". Si el resultado es positivo, tienes la posibilidad de imprimirlo.
5. Si el portal no encuentra ningún resultado, aparece el siguiente mensaje: “El comprobante no se encuentra registrado en los controles del Servicio de Administración Tributaria”.
Otra pregunta derivada, e igualmente importante, que surge en los nuevos contribuyentes es “¿Cómo saber si una factura de auto es original?”. Si bien es importante verificar las facturas en todo tipo de trámite, el desembolso detrás de la adquisición de un vehículo no es poca cosa.
Afortunadamente, el procedimiento a seguir es el mismo. Puedes confirmar si una factura es original siguiendo la guía de verificación que desglosamos arriba.
El primer paso, y uno muy importante, no entres en pánico. Es buena idea confirmar los datos con la persona que haya hecho la factura, ya que es posible que sea un error humano y pueda ajustarse o corregirse sencillamente.
Si después de revisar con la persona que emitió la factura, esta aún no aparece en el portal oficial del SAT, debes guardar la factura que se te ha entregado como evidencia.
De considerarlo necesario, puedes notificar al SAT y agendar una revisión. En este enlace puedes encontrar la información de contacto, así como los diferentes medios por los cuáles solicitar asistencia.
También es muy recomendable realizar este proceso de la mano de un experto. Al querer saber si una factura es original, un experto se convierte en una especie de traductor fiscal para asegurar que, sin importar el resultado de la revisión, tu situación financiera se mantenga bien.
Si apenas vas conociendo más sobre impuestos, tener personas que se estudian y son expertos en estos trámites puede ser fundamental, y sobre todo, hoy en día con la tecnología se ha vuelto mucho más accesible.