Tu contador online de confianza
Es evidente para todos que la transformación digital ha llegado para quedarse desde hace ya algunos años. Pasamos del papel a usar archivos digitales y, tanto para empresas como para personas físicas, esto ha agilizado ciertos procesos contables, como es el caso de la facturación.
De acuerdo con el Servicio de Administración Tributaria (SAT), la contabilidad electrónica es el registro de las transacciones en medios electrónicos que realizan los contribuyentes, así como el envío de archivos XML a través del Buzón Tributario.
A partir de dichos archivos, el SAT puede hacer revisiones en caso de encontrar diferencias, errores u omisiones en la contabilidad de las empresas.
Además, la información que se genera a través de la contabilidad electrónica permite a una persona física o moral tener un mejor control de la situación financiera de su negocio a través del uso de la tecnología, como lo es su rentabilidad, ventas y utilidades, así como tomar mejores decisiones para su crecimiento.
Tienen que presentar contabilidad electrónica las personas físicas con actividad empresarial, actividades profesionales con ingresos superiores a 2 millones de pesos y arrendamiento (siempre y cuando no utilicen la aplicación ‘Mis cuentas’), así como las personas morales, incluidas aquellas con fines no lucrativos.
Si eres persona física con actividad empresarial y tus ingresos no son mayores a 2 millones de pesos, utilizas la plataforma de ‘Mis cuentas’, estás dado de alta en el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF) o percibes ingresos por sueldos y salarios, dividendos, enajenación de bienes, obtención de premios e intereses, entonces no estás obligado a llevarla
La contabilidad electrónica se compone de varios elementos esenciales que conforman su estructura
Estos elementos conforman una estructura ordenada y coherente de tus ingresos y egresos mensuales y anuales.
La Balanza de Comprobación es un informe que resume los movimientos contables de un periodo determinado. Refleja los saldos iniciales y finales y los movimientos de cada cuenta, destacando la relevancia de los detalles fiscales como ajustes e impuestos, así como los folios fiscales de los comprobantes. Este documento, enviado mensualmente al SAT, es esencial para la contabilidad electrónica.
La exactitud de la Balanza de Comprobación es crucial, ya que errores pueden resultar en interpretaciones incorrectas de la situación financiera de la empresa. Por tanto, es importante que cada transacción esté adecuadamente registrada en este informe, que servirá de base para futuras auditorías y revisiones por parte de las autoridades fiscales.
También tiene que enviarse si se elimina alguna cuenta con el código agrupador del SAT.
La balanza de comprobación es una lista de los saldos de todas las cuentas del catálogo contable con la que se comprueba que los saldos deudores y acreedores son iguales. Este documento se presenta de forma mensual, en el segundo mes siguiente al que corresponden los datos.
¿Qué son las pólizas y cómo se vinculan con los CFDI?
Las pólizas son el registro detallado de la contabilidad electrónica, vinculando cada transacción con los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI). Documentan y reflejan cada pago, cada compra y cada movimiento financiero, incluyendo información esencial como:
La exactitud de esta documentación es crítica, constituyendo la base para la precisión y la integridad de toda la contabilidad.
La asociación correcta de las pólizas con los CFDI es un proceso que requiere rigurosidad, puesto que cualquier discrepancia puede ocasionar cuestionamientos por parte de las autoridades fiscales. La póliza debe ser precisa y demostrar la trazabilidad de cada operación financiera, asegurando el cumplimiento de los requisitos de fiscalización y transparencia.
Solo en el caso de que la autoridad fiscal lo requiera, deben presentarse pólizas y auxiliares, con el fin de verificar la información contable, procedente de devoluciones y compensaciones
El envío debe realizarse a través del Buzón Tributario, ingresando al portal oficial del SAT con tu RFC, contraseña y e.firma, y siguiendo los siguientes pasos:
1. Dar clic en el botón ‘Ejecutar en línea’
2. Elegir la opción de sellado de información contable (opcional)
3. Seleccionar la información a enviar y elegir alguno de los siguientes motivos de envío:
Envío Mensual, Acto de Fiscalización, Fiscalización Compulsa, Devolución y Compensación
4. Confirmar el envío y seleccionar ‘De acuerdo’ para realizar la transferencia de la información contable a la autoridad fiscal
Antes de realizar el envío, debes contar con los archivos en formato XML comprimidos en formato .ZIP, correctamente nombrados bajo la siguiente nomenclatura:
Los caracteres que integran el nombre del archivo deben escribirse seguidos, sin separaciones ni signos de puntuación entre ellos.
Los acuses pueden localizarse en el apartado de Consulta tus acuses generados en la aplicación Contabilidad Electrónica del portal oficial del SAT:
1. Da clic en el botón ‘Iniciar’
2. Autentícate con tu e.firma y contraseña
3. Selecciona la opción de tu consulta, sea número de folios o criterios
4. Si elegiste ‘Criterios’, selecciona la periodicidad, año, mes inicial, mes final, motivo, tipo de archivo, estatus y tipo de envío
5. Da clic en ‘Buscar’ para obtener la información
6. Si requieres realizar otra búsqueda, da clic en el botón ‘Nueva consulta’
Recuerda que para las personas morales y personas físicas, es indispensable haber hecho este procedimiento para evitar multas o incluso, que te saquen de un régimen como RESICO. Sobre todo si ganas más de 2 millones de pesos mensuales.
Mantenerse al tanto de los plazos y el calendario de cumplimiento es esencial para evitar sorpresas desagradables.
Las personas morales tienen un margen de tres días hábiles después del segundo mes para enviar su información contable, mientras que las personas físicas cuentan con cinco días. Estos plazos varían según el tipo de contribuyente y la información a enviar, por lo que es crucial conocer las fechas límite específicas para cada caso.
Por ejemplo, la balanza de comprobación ajustada al cierre del ejercicio (del año anterior) tiene fechas de entrega específicas: el 20 de abril para personas morales y el 22 de mayo para personas físicas. Es recomendable marcar estas fechas en el calendario y establecer recordatorios para asegurar que la contabilidad electrónica se envíe dentro de los plazos establecidos.
Incluso con una planificación meticulosa, los errores son una posibilidad que no puede descartarse. La buena noticia es que los contribuyentes pueden corregir un error u omisiones y reenviar la información hasta el último día del plazo de vencimiento de la obligación correspondiente. Si la información es rechazada por causas informáticas, hay un margen de cinco días adicionales para el reenvío.
Además, después de hacer modificaciones en archivos ya enviados, se dispone de otros cinco días para actualizar la información. Es importante recordar que las infracciones y las multas relacionadas con errores en la contabilidad electrónica son severas y pueden tener un impacto significativo en la empresa. La vinculación de la contabilidad electrónica con las revisiones electrónicas del SAT hace que sea crítico asegurarse de que la información enviada esté libre de errores significativos.
Afortunadamente, la contabilidad electrónica reduce la probabilidad de errores matemáticos, gracias a los cálculos automáticos basados en los datos ingresados.
Para checar la contabilidad electrónica en el SAT, debes iniciar sesión en la página del SAT con tu e.firma o contraseña, luego seleccionar la opción de consulta que prefieras y completar los criterios necesarios.
Todos los contribuyentes, tanto personas físicas como morales, están obligados a presentar la contabilidad electrónica, independientemente de su tamaño, giro o régimen fiscal.
La contabilidad electrónica es la representación digital de la información contable que se envía al SAT en formato XML a través del buzón tributario, e incluye elementos como el Catálogo de Cuentas y la Balanza de Comprobación. Es de vital importancia para las obligaciones fiscales de las empresas.
Los plazos para el envío de la contabilidad electrónica al SAT varían según el tipo de contribuyente y la información a enviar, pero en general, las personas morales tienen tres días hábiles y las personas físicas cinco días después del segundo mes para enviar su información.
Estar al día con las actualizaciones y cambios en la legislación es crucial para cualquier empresa que quiera mantener su contabilidad electrónica conforme a la normativa vigente. Para 2023, las regulaciones se han actualizado para el Régimen de Incorporación Fiscal y el Régimen Simplificado de Confianza, aplicables a Personas Físicas y Morales.
Es esencial que las pólizas contables se adhieran a los requisitos detallados por el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal, lo que incluye detalles como:
El Anexo 24 establece la base legal para la contabilidad electrónica en México y detalla los archivos que deben incluirse. Al mantenerse informado sobre estos cambios, los contribuyentes pueden asegurarse de que su contabilidad electrónica esté siempre actualizada y en cumplimiento con las últimas normativas, evitando así posibles sanciones y optimizando su proceso contable.
La contabilidad electrónica ha tenido un impacto considerable en la fiscalización y la transparencia, transformando la manera en que las empresas y las autoridades fiscales interactúan. Al emitir información financiera en formato electrónico, se promueve la transparencia y se ofrecen datos confiables que reflejan la realidad contable de la empresa. Este avance asegura el cumplimiento de las disposiciones fiscales y minimiza el riesgo de sanciones económicas por inexactitudes o errores.
Los formatos XML detallan minuciosamente las operaciones y actividades empresariales, lo que permite al SAT realizar revisiones exhaustivas en busca de discrepancias. Esta mayor visibilidad en las finanzas de las empresas facilita la detección de errores y de prácticas de evasión fiscal, lo que a su vez fortalece la integridad y la responsabilidad en el entorno empresarial.
¿Te imaginas dedicarte de lleno a lo que realmente amas hacer sin preocuparte por temas relacionados al SAT? Con Guatson, ahora eso es posible. Puedes iniciar desde cero o cambiar de contador. Hecho para freelancers, contratistas, o simplemente para aquellas personas físicas o empresas que quieren emprender.
Te ayudamos a cumplir mes a mes con estos requisitos mientras tu obtienes una visión clara de tu contabilidad.